Es gibt sehr wenige Umstände, unter denen Rechtsverhältnisse ohne Schriftverkehr begründet oder verwaltet werden. Gleichgültig, ob einfache Rechnungen oder umfangreiche Verträge: In den allermeisten Situationen ist eine Übermittlung von Unterlagen an Dritte erforderlich. Im Fall gerichtlicher Verfahren gilt dieser Grundsatz ausnahmslos für alle Schriftstücke.

Da die Zustellung von Unterlagen selbstverständlich ist, enthält die Rechtsordnung dafür und die verschiedenen Auswirkungen etliche Regeln. Beispielsweise sind vor dem tatsächlichen Zugang von Unterlagen die darin vorgesehenen Umstände Dritten grundsätzlich nicht entgegenhaltbar, löst erst die Zustellung den Lauf von Fristen für verschiedene Maßnahmen oder Auswirkungen aus (Zwangsvollstreckung, Verjährung usw.). Dieser Artikel soll einen Überblick über die am meisten vernachlässigten Aspekte der Zustellung von Unterlagen verschaffen.

Übermittlung, aber mit Bestätigung

In der EU ist die Zustellung von Unterlagen durch Verordnung¹ (nachfolgend „die Verordnung“) geregelt. Grundsätzlich unterliegt die Zustellung der Unterlagen dem Recht des Mitgliedstaates, in dem die Zustellung erfolgen soll, allerdings unter Berücksichtigung der Vorschriften der Verordnung. Im konkreten Fall bedeutet dies, dass grundsätzlich die Vorschriften des Mitgliedstaates, in dem der Empfänger seinen Sitz hat, anzuwenden sind.

Darüber hinaus muss jedwede Übermittlung nachweisbar sein. Als Nachweis hierfür dient eine vom Adressanten unterzeichnete und dem Vermittler übersandte Zugangsbestätigung, beispielsweise in Form einer Bestätigung der Aushändigung durch den Postbeamten oder den Kurierdienst, die Übermittlungsbestätigung eines Faxgerätes oder u. U. die Eingangs- oder Lesebestätigung einer E-Mail. In Ermangelung solcher Dokumente kann es dazu kommen, dass eine Zustellung nicht anerkannt oder als nicht durchgeführt angesehen wird. Die üblichen Auswirkungen des Zugangs (z. B. Fristbeginne, die Unterbrechung der Verjährung o. ä.) treten in diesem Fall nicht ein.

Sprache, Kopien und formelle Angelegenheiten

Sollte ein Beweis der Übermittlung vorliegen, ist dies allerdings noch nicht unbedingt ausreichend, um Rechtswirkungen herbeizuführen. Die Zustellung muss tatsächlich erfolgen, d. h. der Empfänger muss grundsätzlich in der Lage sein, den Inhalt der übermittelten Unterlagen entgegenzunehmen. Mit anderen Worten muss der Inhalt für den Empfänger verständlich sein.

Diese Bedingung gilt dann als erfüllt, wenn die Unterlagen in einer Sprache ausgefertigt wurden, die der Empfänger versteht oder die offizielle Sprache des Mitgliedstaates, in dem der Empfänger wohnt/sitzt, ist. Sind die Dokumente in einer anderen Sprache verfasst, ist es erforderlich, den originalen Unterlagen Übersetzungen in eine der o. g. Sprachen beizufügen.

Wichtig ist die Anmerkung, dass der Empfänger von Unterlagen, die ihm in einer Fremdsprache ohne eine Übersetzung zugestellt werden, berechtigt ist, die Zustellung zu verweigern bzw. die Unterlagen innerhalb einer Woche an die Zustellungsunternehmen oder den Absender zurückschicken; die Zustellung gilt in diesem Fall als nicht durchgeführt.

Wenn es sich um gerichtliche Angelegenheiten handelt, müssen die Parteien des Rechtsstreits in Rumänien alle Unterlagen in rumänischer Sprache erstellen. Schriftstücke, die zum Beweis der Argumentation dienen und in einer Fremdsprache verfasst wurden, sind zusammen mit einer beglaubigten Übersetzung einzureichen. Außerdem darf die Gegenpartei beantragen, dass Schriftstücke in einer Sprache übersetzt werden, die für sie verständlich ist.

Auswirkung der Verordnung auf das nationale Rechtswesen

Viele der europäischen Staaten haben Regeln zur Beschleunigung der Zustellung von Unterlagen erlassen. Im Rahmen der rumänischen Zustellungsverfahren wird eine erste Zustellung von Unterlagen vollständig durchgeführt, d. h. die erste öffentliche Ladung und die dazu gehörigen Unterlagen werden direkt an den Empfänger zugestellt. Die erste Ladung soll auch eine Aufforderung des ausländischen Empfängers beinhalten, eine Zustelladresse in Rumänien anzugeben. Wird eine solche Zustellungsadresse nicht angegeben, gilt nachfolgend die Versandbestätigung der versendenden Behörde als Nachweis der Zustellung jedweder weiteren Unterlagen; als Datum der Zustellung gilt das Datum, an dem die Unterlagen an das Zustellungsunternehmen abgegeben wurden.

Fazit

Obwohl die Zustellung von Unterlagen oft unwichtig scheint, ist sie ein sehr wichtiger Teil aller gerichtlichen oder außergerichtlichen Verfahren. Um die relevanten Rechtswirkungen der Zustellung geltend zu machen oder sich davor schützen zu können, ist es empfehlenswert, die o. g. Umstände und Bedingungen zu kennen bzw. gut beraten zu sein.

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¹ Verordnung (EG) 1348/ 2000 des Europäischen Parlaments und der Regierung über die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke in Zivil- oder Handelssachen

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